Mail służbowy, a savoir vivre, cz. 5

Struktura mailów służbowych, które tworzymy powinna być prosta i czytelna, a wiadomości zwięzłe i konkretne.

Z racji tego, że czytanie z monitora komputera jest dużo bardziej męczące niż czytanie z kartki papieru, powinnyśmy pamiętać o tym, że przekazywanie służbowych wiadomości elektronicznych ma na celu przesyłanie najważniejszych informacji i nie powinniśmy przy tej okazji nadmiernie rozpisywać się o rzeczach mało istotnych i nic nie wnoszących do tematu.

Jeśli już konieczne jest napisanie dłuższej wiadomości mailowej, dobrze jest podzielić jej treść na bloki, dzięki czemu będzie ona dużo bardziej czytelna i przejrzysta dla odbiorcy.

Wiadomość powinna kończyć się pożegnaniem, najlepiej w postaci zwrotów: „Z poważaniem”, lub „ Z wyrazami szacunku” oraz oczywiście podpisem nadawcy, zawierającym imię, nazwisko oraz informację o pełnionej w firmie przez nadawcę funkcji.

Programy pocztowe bardzo często mają funkcję tworzenia wizytówek, które do wiadomości elektronicznej załączają się automatycznie.

Dzięki temu nie ma konieczności podpisywania się ręcznego, przy każdej wysyłanej przez nas wiadomości.

Dzięki temu wiadomości wyglądają profesjonalnie, a my znacznie skracamy czas niezbędny do ich napisania.